Распорядительное письмо в страховую компанию по отмене тоталя

Устная или письменная форма распоряжения?

Некоторые руководители предпочитают отдавать распоряжения подчиненным в устном виде: с их точки зрения это экономит время и избавляет от дополнительной бумажной работы. Однако такой вариант — не самое лучшее решение.

Например, бывают случаи, когда сотрудник выполняет распоряжение начальства ненадлежащим образом или совсем его игнорирует. Привлечь в такой ситуации его к дисциплинарному взысканию за неисполнение устного распоряжения будет невозможно.

Если же оформить документ в письменной форме, таких сложностей (да и многих других) удастся избежать.

Именно поэтому эксперты настоятельно рекомендуют все ключевые рабочие моменты в плане распорядительной деятельности оформлять в письменном виде: приказами или распоряжениями.

Виды деловых писем

Существует множество классификаций служебных писем. Обычно специалисты по делопроизводству выделяют 7 главных категорий.

Деловая переписка предполагает использование официально-делового стиля общения. Особенность ее заключается в том, что участники обычно являются юридическими лицами, которые должны придерживаться довольно строгих правил общения, принятых в организации (или нескольких организациях).

Существует несколько требований, которые предъявляются к данному виду общения.

Бумага

Должно быть напечатано на бумаге белого цвета или других светлых тонов.

Формат листа – А4 (210 x 297 мм) или А5 (148 x 210 мм).

Поля

Лист должен иметь поля не менее:

20 мм — левое; 10 мм — правое; 20 мм — верхнее; 20 мм — нижнее.

Дата

Датой письма считают дату его подписания. Ее оформляют арабскими цифрами, соблюдая последовательность: день, месяц, год. Например, «10.02.2017».

Также разрешен словесно-цифровой способ оформления даты. Например, «10 февраля 2017 г.»

Исходящий номер

Исходящий номер состоит из порядкового номера, который может быть дополнен индексом. Номер документа, который был составлен совместно двумя и более отделами, состоит из регистрационных номеров письма каждого из этих отделов, проставляемых через косую черту.

Ссылка на входящее письмо

Ссылка на исходящий номер и дату письма включает в себя исходящий номер и дату письма, на который дается ответ.

Адресат

Адресатом может быть как компания, так и ее структурные подразделения или отдельные сотрудники. Важно помнить, что в последнем случае инициалы указываются всегда перед фамилией. Название компании-адресата всегда указывают в именительном падеже.

По правилам, не должно быть адресовано более чем четырем адресатам.

Также в состав данного реквизита может включаться почтовый адрес, причем, сначала указывается название организации, а затем почтовый адрес.

Текст письма

Сам текст может быть оформлен в виде таблицы, текста или соединения нескольких структур.

При оформлении таблиц важно называть графы и строки существительными в именительном падеже. Если таблица продолжается на следующей странице, графы и строки нумеруются и на ней.

Текст должен состоять из двух частей: причины/цели/основания составления письма и выводов/предложений/рекомендаций. Также текст может содержать только одну заключительную часть – к примеру, просьбу без пояснений.

Если в письме ссылаются на акты других организаций, указывают их реквизиты: название документа, название организации, дату, регистрационный номер и заголовок.

Приложение

Деловое письмо с приложением оформляют так:

Приложение: на 2 л. в 2 экз.

Если же приложение не указывается в тексте, то необходимо указать его название, число листов и экземпляров. Например:

Приложение: Договор купли-продажи на 3 л. в 2 экз.

Если приложен документ с приложением, то отметка оформляется так:

Приложение: письмо ФСС от 12.10.2017 N 03-2/923 и приложение к нему, всего на 7 л.

Подпись

Подпись предполагает указание должности сотрудника, подписавшего письмо и расшифровку этой подписи.

Если подписывают несколько сотрудников, то подписи располагаются в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Если должности равны, то подписи должны располагаться на одном уровне.

Печать

Печать заверяет подлинность подписей должностных лиц на документах, связанных с финансовыми средствами или на других документах, которые предусматривают заверение подлинной подписи.

Исполнитель

При необходимости указывают инициалы и фамилию исполнителя и номер его телефона. Обычно отметка ставится на лицевой или оборотной стороне последнего листа в левом нижнем углу.

Распорядительное письмо в страховую компанию по отмене тоталя

Сегодня служебные письма составляются в любой компании совершенно по разным вопросам, связанных с деятельностью как отдельных лиц, так и целых подразделений. Предметом писем могут стать запрос, уведомление, соглашение, претензия, отзыв, изменение и т.д. При этом правила хорошего тона предполагают, что любой документ будет оформлено в соответствии со всеми вышеуказанными требованиями.

Чем отличается распоряжение от приказа

Распоряжения и приказы в некоторой части схожи между собой: они имеет примерно одинаковую структуру, назначение и т.п. Однако есть между ними и различия:

  • Область влияния. Основное отличие приказа от распоряжения в том, что приказ регулирует правовые отношения и основную деятельность компании, а распоряжение – оперативные вопросы.
  • Срок действия. В большинстве случаев распоряжение касается каких-то локальных моментов, небольшого количества работников и действует строго ограниченный и достаточно короткий период: до его выполнения. Приказы имеют более длительный срок действия, в них чаще всего вносятся конкретные изменения, тогда как распоряжения обычно просто переиздаются.

Структура служебного письма

На сегодня нет единого унифицированного образца распоряжения, так что предприятия и организации имеют полное право писать его в произвольном виде или по типовому образцу, действующему на предприятии.При этом при составлении документа важно придерживаться некоторых норм делопроизводства, касающихся распорядительной документации. В частности:

  1. Распоряжению обязательно следует
    • присвоить номер,
    • поставить дату его создания,
    • написать наименование организации.
  2. Далее в документе нужно указать
    • обоснование или основание для его формирования,
    • обозначить работника или группу работников, в отношении которых издается распоряжении (с указанием их должностей, имен и отчеств),
    • задачи, которые перед ними стоят,
    • сроки их решения.
  3. Также необходимо назначить ответственное за выполнение распоряжения лицо (автор документа может оставить это право за собой).

Если к бланку прикладываются какие-то дополнительные бумаги, их наличие следует отметить в тексте отдельным пунктом.

Перед отправлением автор должен убедиться, что он указал: название компании и справочные данные, дату и регистрационный номер, адресата, собственно текст письма и заголовок к нему, подписи составителей, отметку о наличии приложений.

Деловое письмо отражает имидж компании. Поэтому целесообразно оформлять корреспонденцию на бланках организации согласно ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Значимость бланков определяется наличием в них необходимой справочной информации, а также присутствием символики предприятия, которая будет запечатлена в памяти адресата и будет соотноситься с брендом компании.

Текст грамотно составленного делового письма состоит из обращения, вводной и основной частей и заключения.

В каком случае пишется письмо

Причины для написания претензии, как мы уже говорили, могут быть разными. Но для того чтобы претензия была рассмотрена, они должны быть объективными. То есть, правонарушение действительно должно быть серьезными и человек должен их доказать чтобы получить результат. Но если это просто претензия к компании, то документальных доказательств может и не понадобиться. Все же, имея дело со страховщиками, лучше закрепить свои претензии всеми возможными средствами.

Иногда такие причины вполне обоснованы и отказ в выплате средств можно считать законным, но нередки случаи, когда страховые компании попросту игнорируют свои обязанности, ссылаясь на различные притянутые за уши отмазки. Если человек уверен в том, что он прав, и действия представителей страховой компании можно считать мошенничеством, надо бороться.

Вот только доказать это не очень просто. Так что страхование должно происходить только в надежной компании. Если фирма надежная, то, как правило, подобных ситуаций не происходит. Но никто не застрахован от ошибок, и если она произошла, то конфликт можно урегулировать, если направить досудебную претензию.

Первое, что приходит в голову, ища ответ на этот вопрос, то, что таким образом можно защитить свои права, не прибегая к более серьезным мерам. Претензия – это документ, который составляют в случае, когда человека не устраивает оказанная ему услуга. Именно претензия является одним из самых быстрый и безопасных способов мирно урегулировать конфликт, а в случае если с урегулированием ничего не вышло, с помощью отказа на претензию можно обращаться в суд.

Так зачем же тратить свое время на претензию, заранее зная, что она ничего не даст? Вариантов несколько, и вот собственно и они:

  • Если не будет соблюден досудебный порядок урегулирования конфликта, суд может не рассмотреть дело, а значит, пострадавшей стороне придётся ещё на какой-то срок отложить все свои притязания;
  • Если же этап подачи претензии так и останется не пройденным, то заявителю придётся уплачивать различные издержки и неустойки, что нежелательно, учитывая, что целью, с которой вы пишете большинство заявлений в суд и не только, является желание получить компенсацию за причиненные неудобства и недополученные средства по страховому полису;
  • Претензия – это отличное моральное давление на страховщиков.

Если не помогает претензия, то можно не сразу бежать в суд, а узнать, как пишется жалоба на страховую компанию. Жалоба – это уже немного другой вид документа, который можно подавать не только в саму страховую компанию, а например, в прокуратуру. Как правило, если подать документ сразу в два органа, то есть, руководителю страховой компании и в прокуратуру, то проблемы решаются как по волшебству. Иногда даже самого разбирательства не приходится дожидаться – выплату возвращают, или люди доходят до компромисса.

Приказ может исходить только от лица директора предприятия (или его представителя, действующего на основании доверенности), а распоряжение могут писать руководители структурных подразделений и филиалов, начальники отделов и т.д., то есть все те лица, в должностной инструкции которых указана данная функция в виде права.

Важно, чтобы сотрудник, издающий распоряжения имел представление о том, как правильно составлять и оформлять документ, знал основы трудового и гражданского законодательства, а также внутренние нормативно-правовые акты организации – именно на эти документы следует ссылаться при составлении документа.

Как подается претензия

Если документ уже написан, проверен и все в нем правильно, надо его передать виновникам, то есть организациям, который не выполняют свои обязанности. Претензию надо подавать не куда-либо, а той страховой компании, с которой вы подписали договор, и которая не выполнила его условия по выплате компенсации за страховой случай.

Но не исключена ситуация, когда вы напишите претензию, но её откажутся принимать, пытаясь поговорить в устной форме, без привлечения официальных документов. Вот в таком случае лучше отдать претензию не лично, а отправив письмо по почте, или используя виртуальные средства оправки документов. В таком случае, у вас будет документальное подтверждение, что адресат получил уведомление о том, что клиент недоволен оказанными ему услугами.

Претензия должна иметь копию. То есть одно письмо отправляется в страховую компанию, а второе остается у человека, который его писал. Но есть условие – адресовать уведомление надо специально уполномоченному сотруднику страховой компании, который, в свою очередь, на вашем образце должен поставить специальную печать, позволяющую данной бумажке получить юридический статус.

То есть, можно выделить такие способы отправки претензии:

  • Письмо (заказное) с описанием всех вложений;
  • Лично в руки уполномоченного сотрудника;
  • Виртуально, на официальный сайт или адрес электронной почты.

Выбирайте тот, который вам больше всего подходит, хотя в 2017 году удобнее всего составлять виртуальный документ, так как это требует минимум усилий, времени отнимает и того меньше, а при правильно составленной форме имеет полную юридическую силу.

Распоряжение, ровно как и приказ, нужно обязательно обосновывать. Если есть возможность, следует указать норму закона, выполнение которой послужило основанием для написания распоряжения или внести объективную причину для создания документа (в виде «В связи с….»). После изложения обоснования дальнейшую часть распоряжения следует заканчивать словом «Предлагаю» или «Обязываю».

Основная часть.

В начале письма необходимо указать причины и основания его составления, зачастую требуется подтверждать информацию ссылками на сторонние документы и факты. Если возникает необходимость указания ссылок, делать это нужно в следующей последовательности: название акта, автор, дата, регистрационный номер, заголовок.

В основной части указывают главную цель письма. В этой части подробно описывают необходимые события, приводят доказательства или анализируют ситуацию.

Заключение.

В заключении принято делать выводы в виде просьб, предложений, отказов или мнений. Считается, что служебное письмо может содержать только одну заключительную часть. Как правило, заканчивают стандартными выражениями – например, «Надеюсь на дальнейшее сотрудничество», «С наилучшими пожеланиями». Формулу вежливости располагают перед реквизитом «подпись», а от должности отделяют запятой.

Оформление писем по ГОСТу

Служебные письма должны быть оформлены на специальных бланках формат А4 или А5 в зависимости от размера текста. Разрешается не использовать бланки только в случае, когда авторами являются одновременно несколько компаний.

Требования к бланкам писем, а также состав реквизитов и правила оформления содержатся в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Распорядительное письмо в страховую компанию по отмене тоталя

Вообще, компании вправе самостоятельно разрабатывать бланки писем, поскольку указанный ГОСТ носит рекомендательный характер, однако, исполнение его положений говорит о высокой культуре работы с документами в организации. Для некоторых организаций ГОСТ Р 6.30-2003 является обязательным: например, федеральные органы исполнительной власти должны всегда сверяться с данным нормативом.

Adblock
detector